Profil klienta:

Krajský úřad Královéhradeckého kraje

Výchozí situace:

Centrální správa licencí byla prováděna pomocí tabulek v Excelu. Správa licencí na stanicích byla prováděna ručním sběrem informací. Řešení: V roce 2006 jsme na základě analýzy potřeb naší organizace vybrali z několika produktů k evidenci softwaru program AuditPro, který jsme následně v roce 2007 zavedli.

Vyjádření klienta:

„AuditPro, Váš přítel pro správu licencí.“

Výchozí situace a důvody, které vedly k implementaci:

O zavedení systému pro správu licencí začala naše organizace uvažovat v roce 2006 na základě analýzy potřeb v této oblasti. Z ní vyplynula nutnost zavést systém pro správu licencí, který by odstranil ruční sběr informací ze stanic, informoval oddělení IT o aktuálním stavu softwarových licencí a byl v souladu s usnesením vlády 624/2001.

Proč jsme vybrali:

AuditPro V průběhu analýzy jsme zmonitorovali situaci na trhu v této oblasti a vybrali 6 produktů k dlouhodobějšímu testování podle námi stanovených následujících kritérií:

• Třívrstvá architektura
• Použití platformy Microsoft
• Role osob
• Spolupráce s Active Directory
• Správná analýza softwarových „balíků"
• Cena
• Možnost exportu dat v otevřeném formátu, např. xml, html, csv
• Softwarové šablony dle skupin uživatelů
• Certifikát prokazující shodu s usnesením vlády č.624/01

Testování probíhalo po dobu 2 měsíců a na jeho základě jsme vybrali AuditPro. Jako jediné kompletně splňovalo naše technické i finanční požadavky. Navíc bylo uživatelsky velmi intuitivní a již ve fázi testování nám byla poskytována velmi rychlá odezva podpory při řešení problémů, které se vyskytly.

Průběh implementace AuditPro:

Na základě testování bylo rozhodnuto o zavedení aplikace AuditPro. Zakoupeny byly 2 moduly. Modul správy licencí a modul monitor využití počítačů. U firmy truconneXion byla zároveň s produktem objednána i jeho implementace. Za Krajský úřad byl osobou odpovědnou za implementaci stanoven Ing. Martin Hrubeš. Celý tým měl tedy 2 osoby. Časový rámec zavedení produktu AuditPro byl stanoven na 14 dní + 1 týden jako rezerva pro řešení potenciálních technických problémů.

Jednotlivé fáze implementace:

• Jako první proběhlo vytvoření databáze na našem serveru a nastavení patřičných oprávnění na databázi AuditPro.
• Dalším krokem byla instalace aplikace AuditPro na aplikační server a instalace administrátorské konzole na stanici správce aplikace. Pak již následovalo zkušební nastavení parametrů pro scanování stanic. V této fázi jsme strávili několik dní testováním různých možností instalace aplikace a sběru dat, než jsme se rozhodli pro metodu pomocí logon skriptu. Skripty dodané výrobcem nám nevyhovovaly, a proto bylo třeba vytvořit vlastní, které by provedly korektní instalaci i odinstalaci aplikace tak, aby na HD stanic nezůstávaly žádné soubory či složky AuditPro.
• Posledním krokem před spuštěním do provozu bylo vytvoření skupiny scanovaných PC na DC a přiřazení zkušebních PC do této skupiny.

První výsledky zkušebního provozu nám ukázaly několik problémů, které bylo třeba odstranit, a to:

• Neschopnost aplikace oscanovat některá PC. Zde pomohlo zapnutí logování aplikace a následná analýza logu výrobcem. Na jejím základě bylo odzkoušeno několik nových buildů aplikace a problém byl vyřešen.
• Pády AuditPro serveru na našem aplikačním serveru. Tento problém byl vyřešen stejně jako přecházející. Po odstranění úvodních nedostatků bylo řešení postupně uváděno do ostrého provozu. Každý den jsme instalovali AuditPro na 50 PC, aby bylo možné řešit případné problémy, které by se vyskytly. Očekávání versus praktické zkušenosti s AuditPro

Co nám nasazení AuditPro přineslo?

Je to především úspora času a financí. Dříve po instalaci PC bylo nutné údaje o softwarech instalovaných na PC ručně opsat a zanést do evidence v aplikaci Helpdesk. Nyní je již tato činnost částečně automatizována. AuditPro nám nyní pomáhá při lepším plánování našich investic do softwaru a hardwaru. Na základě výstupů z něj jsme schopni určit míru využívání jednotlivých aplikací uživateli a následně lépe definovat potřebu nákupu licencí. Výsledky z AuditPro využíváme i při instalaci softwaru. Tento měsíc jsme například potřebovali zjistit volné místo na HD starších PC kvůli instalaci MS Office 2007. Informace jsme získali pomocí AuditPro. A co očekáváme od aplikace do budoucna? Jsou to především „lepší reporty" aplikace, které by byly více využitelné pro praktický provoz ve firmě. Dále očekáváme podstatné zlepšení výstupu funkce monitorování tiskáren. Od výrobce je zařazení této funkcionality rozhodně krok správným směrem. Funkce ale ještě není plně připravena pro praktické využití. Naše organizace uvažuje o řešení, které by dovedlo monitorovat síťové tiskárny, a byla by velká škoda pořizovat další systém, když si aplikace AuditPro vytvořila pozitivní pozici do budoucna. Co se změnilo využíváním AuditPro Změnila se především práce našich techniků, kteří mají na starosti pracovní stanice. Ubyla jim jedna časově náročná činnost a díky tomu mají více času řešit problémy uživatelů. Díky AuditPro dostalo vedení do ruky efektivní nástroj, který přináší aktuální informace o počtu licencí softwaru a umožňuje sledování efektivity práce zaměstnanců na PC. Měřitelné přínosy AuditPro Přínosy vidíme hlavně ve zmenšení časové náročnosti evidence softwarových licencí a v tom, že nám aplikace poskytuje lepší podklady pro naše rozhodování. To samozřejmě vede k výběru lepšího řešení.

Závěr – resumé:

Rozhodnutí pořídit AuditPro organizace nelituje. Dostal se nám do ruky efektivní nástroj pro správu licencí, který splňuje naše požadavky a neustále se pružně vyvíjí v souladu s měnícími se požadavky IT sektoru. Jsme rádi, že svými technickými připomínkami můžeme ovlivnit jeho vývoj tak, aby byl jeho přínos pro uživatele co největší.

Parametry: