Ke spolupráci bylo vyzváno několik desítek pražských škol, do pilotního projektu se zapojily tři z nich - Základní škola Meteorologická a MŠ Montessorri, SOŠ a SOU Weilova a SPŠST Panská.

Provedení softwarového auditu a zavedení aktivní správy licencí bylo zatím v oblasti školství zařazováno mezi téměř nerealizovatelné projekty. Jde totiž o specifické prostředí, kde se uživatelé počítačů mění každý den, jejich aktivity lze obtížně omezovat.

Cílem projektu bylo tedy dokázat školám, jak jim může aktivní správa softwaru (SAM) výrazně usnadnit správu sítě, zlepšit její zabezpečení, najít skryté rezervy, poskytnout přesné podklady pro její další rozvoj a chránit školu před případnými problémy v důsledku porušování autorských práv (nelegální kopie počítačových programů). „Chtěli jsme školám ukázat, že zavedení SAM není ani složité, ani drahé, ani zbytečné. Mimo ochrany před problémy z porušování autorských práv přináší okamžité úspory v oblasti IT. Jako nejvěrohodnější metodu jsme vyhodnotili praktickou ukázku. A ukázalo se, že to byla správná cesta," řekla Martina Hyndráková ze společnosti B-Right Consulting. Ani školy totiž nepodléhají výjimce a odpovědnost za nelegální instalace ponese v případě problémů statutární zástupce školy a administrátor sítě. Finanční pokuta, zabavení počítačů, negativní publicita a v neposlední řadě možnost odnětí svobody jsou jen malými ukázkami negativních důsledků zanedbání péče o tuto oblast.

Projekt měl ukázat cestu ostatním školám v České republice, proto byl dokumentován a vyhodnocován ve všech částech. Nejprve byla zmapována představa správce sítě a vedení o stavu IT ve škole. Následně byl nasazen profesionální auditovací software AuditPro a s jeho pomocí zmapován faktický stav hardwaru a instalací softwaru. „Ukázalo se, že ve spolupráci s profesionálním auditorem je každá škola bez problému schopna SAM zavést a okamžitě z něj těžit. Hlavním přínosem zůstává dokonalý přehled o všem vybavení a jistota, že každá koruna za nové vybavení jde přesně tam, kam je třeba. Omezit studenty je obtížné - počítače jsou tu pro ně - ale je třeba velmi pečlivě hlídat hranici, za kterou už ohrožují školu samotnou," dodává Bc. Jakub Vlček, DiS. Ekonomické oddělení pomohlo s dohledáním nabývacích dokladů a profesionální auditor pomohl škole zavést potřebné evidence. Nakonec byla zpracována interní směrnice upravující zacházení se softwarem ve škole a přijata opatření ke snadnému udržení přehledu i do budoucna. Auditovací program AuditPro zůstane po skončení projektů ve všech školách už natrvalo a umožní jim tak udržet žádoucí stav s minimálním vloženým úsilím i nadále.

„Až do dnešního dne jsem měl celou evidenci softwaru víceméně jen v hlavě," řekl Michal Kněžourek, správce sítě SOŠ a SOU Weilova. „Při počtu počítačů přesahujícím dvě stovky to bylo opravdu náročné. Softwarový audit mi pomohl zpracovat a zpřesnit evidenci softwaru a jeho licencí, napravit některé nejasnosti v přidělování licencí a možných následků chybného rozhodnutí. Program AuditPro poskytl zajímavé informace o využívání počítačové sítě (zejména studentské části) a neduhy, které jsme dříve pouze odhadovali, máme možnost nyní cíleně a účinně řešit.".

„Dlouhodobý monitoring skutečného využití počítačů mi dává podklad pro cílené a smysluplné posílení (event. nahrazení) jen opravdu využívaných počítačů. Tím se šetří finance za zbytečné pořizování hardwaru i softwaru," uvádí Ing. Roman Sixta, správce počítačové sítě na ZŠ Meteorologická.

Přes veškerou snahu škol byly při kontrolách zjištěny nelegální kopie softwaru, část počítačů a programů nebyla v majetkové evidenci organizace, plánování dalších investic do HW a SW bylo neefektivní, v jednom případě došlo ke zneužití přístupových práv studenty (neoprávněné využívání počítačové sítě, ohrožení bezpečnosti interních dat).

Projekt SAM školám přinesl přesné zmapování instalovaného softwaru i hardwaru, ověření stavu majetkových evidencí (PC i software), odhalení potenciálních problémů (nežádoucí programy, neukáznění uživatelé sítě), kontrolu existence a správnosti všech dokladů o nabytí, ověření efektivního investování do IT na základě skutečných požadavků uživatelů, nastavení kontrolního mechanismu tak, aby bylo možné udržet optimální stav IT sítě s co nejmenším úsilím do budoucna.

Projekt připravený společnostmi B-Right Consulting, truconneXion a.s., Microsoft a softwarovým auditorem Bc. Jakubem Vlčkem, DiS. zvítězil nad 150 přihlášenými projekty a řešeními a získal ocenění Partner of the Year v regionu střední a východní Evropy v kategorii Licensing Solutions - Software Asset Management. Ocenění převzala společnost B-Right Consulting. Projekt bude nyní celosvětově prezentován jako doporučený pro nasazení v dalších zemích. V současnosti probíhá stejně zaměřený projekt ve školách na Moravě.